Con el fin de dar cumplimiento de las normas colombianas en materia de protección de datos personales, la Ley 1581 de 2012 y demás normas que las modifiquen o complementen, el presente documento tiene como propósito informar a los titulares de los datos personales recolectada, tratada y almacenada por LA DESPENSA NATURAL S.A.S la finalidad del Tratamiento de sus datos en nuestro Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento De Datos Personales que desarrollamos para respetar y proteger su privacidad.
Base de Datos Personal
Es todo conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.
Ciclo de Vida Dato Personal
Hace referencia al proceso de recolección, almacenamiento, clasificación, análisis, uso, transferencia, retención y destrucción del dato personal.
Custodio de la Base de Datos
Es la persona física que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de Colombia.
Dato Personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos Públicos
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos Sensibles
Se entiende por datos sensibles aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, bien sea porque revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos, que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, a los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsables del Tratamiento.
Aviso de Privacidad
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Principios para el Tratamiento de Datos
Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el Tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre los derechos a la intimidad, Habeas Data y protección de los datos personales, y el derecho a la información.
Responsable del Tratamiento
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular
Es la persona física cuyos datos sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.
Transferencia
La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.
Transmisión
Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro y fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por parte del encargado por cuenta del Responsable.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, nos permitimos informar que los datos personales que usted nos ha suministrado, como titular de datos personales, harán parte de nuestra base de datos para ser usados conforme a la
Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALE
El usuario que accede al sitio web no está obligado a proporcionar información personal durante su visita al sitio web, pues permanecerá anónimo y no será identificado a menos que desee adquirir los productos ofrecidos.
Los datos personales que el titular suministre en cualquiera de los formularios disponibles personalmente y de forma virtual, serán utilizados para la prestación del servicio solicitado y serán incorporados en una base de datos cuya responsabilidad y manejo está a cargo de LA DESPENSA NATURAL S.A.S
LA DESPENSA NATURAL S.A.S, busca establecer las políticas de control para garantizar la protección de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los clientes, proveedores, empleados y accionistas, dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de esta información, y el Decreto 1377 de 2013 que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012. En ese orden de ideas, las finalidades principales son:
- Registrar responsablemente los datos personales en los sistemas de información de ( NOMBRE DE LA EMPRESA O MARCA) y en sus bases de datos comerciales y operativas;
- Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos, permitir la participación de los titulares en actividades de mercadeo y promocionales;
- Controlar el acceso a las oficinas y establecimientos de la empresa y fijar medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
- Brindar respuesta oportuna y clara a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
- Transferir la información recolectada a distintas áreas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
- Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
AUTORIZACIÓN
El Tratamiento de Datos Personales realizado por LA DESPENSA NATURAL S.A.S, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. La empresa, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, sus causahabientes o representantes legitimados.
La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que, además, pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el Titular de los Datos Personales:
a) autorizó el tratamiento,
b) conoce y acepta que LA DESPENSA NATURAL S.A.S recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.
En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:
a) El Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan;
b) La finalidad del tratamiento de los datos;
c) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular y,
d) Si se recopilan Datos Sensibles.
e) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
AVISO DE PRIVACIDAD
LA DESPENSA NATURAL S.A.S cuenta con el Aviso de Privacidad, que contiene la información exigida mediante el Decreto 1377 de 2013, el cual será comunicado al Titular de Datos Personales a través de medios de comunicación de la compañía. Para facilitar la divulgación, su contenido podrá ser incluido dentro de la autorización.
Aviso de Privacidad:
En cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, LA DESPENSA NATURAL S.A.S, informan al Titular de Datos Personales, que los datos que se han recolectado o que se recolectarán hacia el futuro, serán utilizados únicamente para los fines que le han sido comunicados, Así mismo, le informan que podrá ejercer su derecho para presentar solicitudes de consulta o reclamo, solicitar corrección, actualización o supresión, de acuerdo con la ley y los lineamientos consignados en la Política de Protección de Datos que se encuentra publicada en la página web
CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de datos personales o para el ejercicio de los derechos como titular, podrá ponerse en contacto con LA DESPENSA NATURAL, al correo electrónico: info@despensanatural.com , o a través de los medios físicos habilitados. Adicionalmente, los términos y respuestas establecidos por la compañía son aquellos que se encuentran en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales, y Términos Legales de acuerdo a la Ley 1581 de 2012.
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
De acuerdo a lo estipulado en el artículo 8 de la ley 1581 del 2012, en donde se establecen los derechos de los Titulares de los datos personales, a continuación, se dan a conocer los derechos que el Titular de los datos personales puede ejercer:
*Conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales frente a LA DESPENSA NATURAL, frente a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.
*Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA DESPENSA NATURAL, en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento.
*Ser informado por LA DESPENSA NATURAL, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
*Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LA DESPENSA NATURAL.
*Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos y; que LA DESPENSA NATURAL deba respetar justamente en cumplimiento de las disposiciones legales o contractuales que lo pueden obligar frente al Titular.
*Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una (1) vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el Titular como la persona que lo representen deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al Titular.
En los eventos en que se quieran ejercitar derechos de menores de edad, los mismos serán ejercidos por medio de las personas facultadas para representarlos legalmente.
VIGENCIA DE LOS DATOS
LA DESPENSA NATURAL, en razón del servicio que presta a sus usuarios, conservará los datos de registro de unos y otros de manera indefinida en sus bases de datos, sin embargo, estos serán suprimidos en cualquier momento en que así sea requerido por el usuario. En tal caso no se recibirá ningún tipo de información adicional de la empresa, a menos que se realice una nueva inscripción.
El responsable de garantizar la respuesta oportuna a las solicitudes de consulta o reclamo es el Encargado de la Información, a través de los canales definidos en numeral 8 del Capítulo VI de esta Política, a través de los datos de contacto.
Consulta
Los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes podrán, en cualquier momento, consultar la información personal que repose en las bases de datos de LA DESPENSA NATURAL S.A.S . Igualmente, podrán solicitar la demostración de la existencia de su autorización para el tratamiento de Datos Personales.
Término para la Atención de Consulta.
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, la solicitud de consulta debe ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Consulta Reclamos
Los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar la actualización, rectificación o la supresión total o parcial de datos. Igualmente, podrán solicitar la revocatoria de la autorización.
- Revocatoria de la autorización: El Titular de Datos Personales o sus causahabientes podrán revocar la autorización otorgada, de acuerdo a la normativa vigente.
- Supresión de Datos Personales: El Titular de Datos podrá solicitar al Responsable y/o Encargado del Tratamiento la supresión total o parcial de datos personales.
- La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal, contractual o comercial de permanecer en la base de datos.
- De acuerdo con el Artículo 16 del Decreto 1377, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del tratamiento.
- Cuando se reciba un reclamo por parte del Titular de Datos Personales relativo a inconsistencias en la información, o que el dato se encuentre en discusión por parte del mismo, el Responsable del tratamiento, y cuando en su nombre actúe, el Encargado del Tratamiento, debe suspender el uso del mismo, durante un tiempo no menor a la fecha de finalización del trámite. Para esto, el Gestor de Datos, responsable de la base de datos, debe asegurar que exista un registro donde se consignen las siguientes notas: "reclamo en trámite" o "información en discusión judicial" según el estado de trámite en el que se encuentre la reclamación.
- Término para la atención de Reclamos relativos a Datos Personales:
- De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, cuando se reciba una solicitud de reclamo por parte del Titular de Datos Personales, el Gestor de Datos responsable del tratamiento, procederá a revisar si ésta contiene la información suficiente para ser atendida, y, en el caso que requiera mayor información le comunicará al Titular, dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Igualmente, la Ley indica que el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Tiempo interno total para respuesta a Reclamos, radicada ante el Titular de Datos Personales: 15 días hábiles para primer vencimiento y 23 días hábiles en total, cuando, previa justificación, se haya requerido extender el primer plazo, contados a partir de la fecha en que el reclamo esté completo, correcto, y haya sido aceptado por el Responsable del Tratamiento.
RESPONSABILIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
El Responsable del tratamiento de Datos Personales es LA DESPENSA NATURAL, y sus canales de atención son los siguientes:
- Correo electrónico: info@despensanatural.com
- Página web: www.despensanatural.com
- Tel: (+57) 2 4421563/62
CAMBIOS
En cualquier momento LA DESPENSA NATURAL puede hacer modificaciones o actualizaciones al presente Aviso de Privacidad y al Manual de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos personales, que se efectúen en atención de requerimientos para la administración de quejas y reclamaciones de los titulares de los datos personales, se pondrán en conocimiento al titular sobre el cambio, por medio de la publicación en la página web: www.despensanatural.com
Información obtenida a través de sitios web
En caso de que se utilicen los servicios contenidos dentro de los sitios web, la empresa podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, conocidas como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. Se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de la empresa tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
Vigencia
La presente política aplica a partir del día de su expedición y la información suministrada por los grupos de interés permanecerá almacenada por el tíempo que sea necesario has, para permitirle a LA DESPENSA NATURAL el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte
